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de datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

AGENCIA DE VIAJES AZ SA, sociedad identificada con N.I.T 860.500.506-0, domiciliada en Bogotá en la Calle AVENIDA 15 NO 100-69 OF M01, teléfono 6216011-7431031, correo electrónico info@overaz.com.co, en cumplimiento con la normatividad legal vigente ha desarrollado la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

2. POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

AGENCIA DE VIAJES AZ SA, ha elaborado la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 15 dela Constitución Política de Colombia, donde se establece, entre otros, el derecho de todas las personas a la intimidad personal y familiar, así como el derecho a conocer, actualizar y a rectificar la información que se haya recogido sobre ellos en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas y de conocer las fuentes de información empleadas para su recolección, así como el tratamiento y uso establecido Para tal efecto AGENCIA DE VIAJES AZ SA debe asegurarse que cuando una persona suministre información para ser incorporada en las bases de datos o archivos de la Empresa, existan los procesos adecuados para protegerlo y que se haga uso adecuado de la misma.


3. ALCANCE
Será objeto de protección, la información o los datos de aquellas personas naturales o jurídicas que en ejercicio de cualquier actividad, directa o indirecta, incluyendo laborales y comerciales, permanentes u ocasionales, que hayan sido suministrados a AGENCIA DE VIAJES AZ SA, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los mismos.


4. DEFINICIONES
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Políticas de Tratamiento y Protección de Datos que le será aplicable, la forma de acceder a la mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos suministrados. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de los mismos. 
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento y protección.


Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, nombres, apellidos, documento de identificación, edad, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la
salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Fuente de la información: es la persona, entidad u organización que recibe o conoce los datos personales de los Titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de
autorización legal o del Titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregará al usuario final.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del
responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de AGENCIA DE VIAJES AZ SA, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del Comité de Seguridad de la Información. El Comité de Seguridad de la Información designará el Oficial de Protección de Datos.

5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
AGENCIA DE VIAJES AZ SA aplicará los siguientes principios específicos, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales. Acceso y Circulación restringida: La información recolectada por parte de AGENCIA DE VIAJES AZ SA, salvo aquella información de carácter público, no podrá estar disponible en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido, sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de AGENCIA DE VIAJES AZ SA será de medio y no de resultado.
Confidencialidad: Atendiendo la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza de los mismos. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.
Finalidad: el uso, captura, recolección y tratamiento de datos, estará subordinado y atenderá una finalidad legítima, con el fin de desarrollar nuestra actividad comercial, elaborar registros contables, reportar a las empresas del Estado y para todos los fines administrativos y comerciales que hagan parte de nuestra operación. Para cumplir con el servicio su información personal puede ser compartida con, los socios comerciales y/o terceros proveedores involucrando (los
sistemas de reserva de vuelos, hoteles, coches, validadores de seguridad transaccional, bancos, redes financieras, servicios turísticos), dichos procesos pueden llevarse a cabo en diferentes lugares del que se contrata el servicio o producto turístico adquirido, con las mismas finalidades que se han indicado para la recolección de los Datos Personales. Dichas entidades están obligadas a cumplir los acuerdos de confidencialidad y de transferencia correspondientes. Estudios de crédito, elaboración y presentación de cotizaciones, referencias comerciales, realización de encuestas sobre satisfacción, realización de pagos o de cobros por parte de la empresa.
Envío de información de interés a través de correo electrónico u otros
medios. Cotización y compra de productos turísticos Los trabajadores y aspirantes en procesos de selección autorizan en su calidad de titulares de los datos personales, al aceptar esta política autorizan a Viajes AZ S.A., a Tratar su información personal con la finalidad de ejecutar y desarrollar el contrato de trabajo, así como cumplir
con las normas laborales, de seguridad social y riesgos laborales, otorgar beneficios al trabajador y a sus beneficiarios, así como cualquier otra finalidad para llevar a cabo la relación entre empleado y empleador, incluyendo el ejercicio de los derechos y obligaciones de empleados y empleador bajo el contrato laboral y bajo la ley aplicable.
Legalidad: AGENCIA DE VIAJES AZ SA garantiza que el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se hará de acuerdo las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
Libertad: AGENCIA DE VIAJES AZ SA garantiza que el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se hará de acuerdo con la naturaleza de los mismos y sólo podrá llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e
informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario o judicial, que releve el consentimiento de autodeterminación informativa de los Titulares que suministren datos de carácter personal.
Seguridad: los datos personales e información sujeta a tratamiento por parte de AGENCIA DE VIAJES AZ SA, serán objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos, tecnológicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas apropiadas de protección y la implementación de protocolos, procedimientos y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos, evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta y en general, en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
Transparencia: AGENCIA DE VIAJES AZ SA garantiza a los Titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que estén siendo tratadas.
Veracidad o Calidad: la información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, por tanto se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

6. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


6.1Datos Públicos
AGENCIA DE VIAJES AZ SA advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los principios para el tratamiento de datos personales.


6.2Datos sensibles
AGENCIA DE VIAJES AZ SA restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los Titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento AGENCIA DE VIAJES AZ SA utiliza y trata datos catalogados como sensibles,
cuando:


a. El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
c. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
d. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato
este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del Titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

 

En adición a lo anterior, AGENCIA DE VIAJES AZ SA cumple con las siguientes obligaciones:
a. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
b. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
c. No condicionar ninguna actividad a que el Titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

 

Así mismo AGENCIA DE VIAJES AZ SA, se acoge a la legislación vigente según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido, salvo en los siguientes casos:
a. Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.

b. Cuando por Ley no sea requerido la presentación de dicha autorización.
c. Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
d. Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
e. El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
f. El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.


6.3Tratamiento de datos de menores
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
a. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1074 de 2015. La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1074 de 2015. De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.


7. CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS
AGENCIA DE VIAJES AZ SA ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:

7.1Bases de datos de Empleados
Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con AGENCIA DE VIAJES AZ SA, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del Titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, AGENCIA DE VIAJES AZ SAS dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.


7.2Bases de datos de Contratistas y Proveedores
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales o jurídicas que mantienen un vínculo contractual y/o comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por AGENCIA DE VIAJES AZ SA, para la adquisición de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento, o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales y/o comerciales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de
carácter legal, requiere de autorización previa del Titular.


7.3Bases de datos de Clientes
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales o jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial con AGENCIA DE VIAJES AZ SA, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales y/o comerciales estipuladas por AGENCIA DE VIAJES AZ SA, para la prestación de servicios por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones.


8. DERECHOS Y DEBERES


8.1 Derechos de los Titulares
AGENCIA DE VIAJES AZ SA reconoce y garantiza a los Titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:
a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AGENCIA DE VIAJES AZ SA en su condición de responsable del Tratamiento de los mismos, previa acreditación de la identidad del Titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que 
permitan el acceso directo del Titular, sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013. Respecto al derecho de acceso a los datos personales contenidos en los registros públicos, este se regirá por lo establecido
en el Código de Comercio, el Decreto 898 de 2002 y las demás normas que regulan esta materia.
b. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a AGENCIA DE VIAJES AZ SA, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
c. Recibir información por parte de AGENCIA DE VIAJES AZ SA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente Política y los demás documentos que la modifiquen o complementen.
e. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
f. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.


8.2Deberes de AGENCIA DE VIAJES AZ SA en relación al tratamiento de los datos personales

AGENCIA DE VIAJES AZ SA tiene presente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, AGENCIA DE VIAJES AZ SA hará uso de dichos
datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales. AGENCIA DE VIAJES AZ SA atenderá los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en dicha Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya 
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada;

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del Tratamiento;
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.


8.3Deber de secreto y confidencialidad
AGENCIA DE VIAJES AZ SA garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales y comerciales con AGENCIA DE VIAJES AZ SA. El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Reglamento Interno de Trabajo y la legislación vigente.


9. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN


9.1Generalidades sobre la autorización
Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, AGENCIA DE VIAJES AZ SA solicitará previamente la autorización para el tratamiento de los mismos por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio, como por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, Acuerdo, correo electrónico, otrosí, etc.). 
En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto.

 

AGENCIA DE VIAJES AZ SA informará al Titular de los datos lo siguiente:
a. El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
b. Los derechos que le asisten como Titular.
c. La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del tratamiento.


9.2Medio y manifestaciones para otorgar la autorización

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo,
mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por AGENCIA DE VIAJES AZ SA y será puesto a disposición del Titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.


9.3Prueba de la autorización

AGENCIA DE VIAJES AZ SA utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los Titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.


9.4Casos en que no se requiere la autorización
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

  • Datos de naturaleza pública.

  • Casos de urgencia médica o sanitaria

  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

10.PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, RECLAMAR (ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR) Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN
6.1 Generalidades
a. Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los Titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante el módulo de servicio al cliente en nuestra página web de AGENCIA DE VIAJES AZ SA www.viajesaz.com.co o al correo electrónico info@overaz.com.co anexando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y Titularidad conforme a Derecho.
b. Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales, podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
c. No se exigirá ningún valor o compensación alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013)
d. Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de AGENCIA DE VIAJES AZ SA, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.

11.PROCEDIMIENTOS
11.1 Consultas
Requisitos para la atención de Consultas.
a. Se debe enviar una comunicación escrita, que debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del Titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el Titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del módulo de servicio al cliente en nuestra página web www.viajesaz.com.co o al correo
electrónico info@overaz.com.co adjuntando la información anteriormente
relacionada.
c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la oficina principal de AGENCIA DE VIAJES AZ SA, adjuntando la información anteriormente
relacionada.
d. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; AGENCIA DE VIAJES AZ SA
atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:


TIPO DE SOLICITANTE DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA SOLICITUD

TITULAR

 Comunicación escrita de solicitud de Acceso a datos personales
 Fotocopia del documento de identificación. 
TERCERO / REPRESENTANTE / APODERADO

 Comunicación escrita de solicitud de Acceso a datos personales
 Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso
 Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada

 

Términos para la atención de consultas.
Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.2 Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o
cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes
contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento. El reclamo lo podrá presentar el Titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y las presentes reglas:
a. Si el reclamo estuviese incompleto, el Titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del
reclamo.
b. En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
c. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles

 

Así mismo el Titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos AGENCIA DE VIAJES AZ SAS. Al respecto, AGENCIA DE VIAJES AZ SA tendrá en cuenta lo siguiente:
a. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
b. AGENCIA DE VIAJES AZ SA, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que AGENCIA DE VIAJES AZ SAS considere pertinentes.
c. AGENCIA DE VIAJES AZ SA, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web www.viajesaz.com.co.

d. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al Titular y no se acredite
que la misma actúa en representación legitima, se tomará como no presentada.

 

El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a AGENCIA DE VIAJES AZ SA, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c. Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados.


Requisitos para la atención de Reclamos, Rectificaciones, Actualización o Supresión de datos.
a. El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a AGENCIA DE VIAJES AZ SA y la comunicación debe contener como mínimo fecha de solicitud, descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar al reclamo, rectificación, actualización o supresión, fotocopia del documento de identificación del Titular, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación, para el representante del Titular, documento autenticado ante Notario que acredite
la representación, si es el caso.
b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el Titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la reclamación por medio del módulo de servicio al cliente en la página web www.viajesaz.com.co o al correo electrónico info@overaz.com.co adjuntando la información anteriormente relacionada.
c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la oficina principal de la AGENCIA DE VIAJES AZ SA adjuntando la información anteriormente relacionada.
d. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; la AGENCIA DE VIAJES AZ SA
atenderá la solicitud siempre y cuando ésta se cumpla con los siguientes requisitos:

TIPO DE SOLICITANTE DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA SOLICITUD

TITULAR

 Comunicación escrita de solicitud de Acceso a datos personales
 Fotocopia del documento de identificación. 
TERCERO / REPRESENTANTE / APODERADO

 Comunicación escrita de solicitud de Acceso a datos personales
 Carta de autorización o documento autenticado ante Notario que acredite la representación, si es el caso
 Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada

Términos para la atención de Reclamos.
El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


11.3 Revocar autorización
Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, AGENCIA DE VIAJES AZ SA deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.


Requisitos para la atención de revocatoria de autorizaciones.
a. La comunicación, sea física o electrónica, debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación del Titular, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del Titular, documento autenticado ante Notario que acredite la representación, si es el caso.
b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el Titular, su causahabiente,tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta reclamación por medio del módulo de servicio al cliente en la página web www.viajesaz.com.co o al correo electrónico info@overaz.com.co adjuntando la información anteriormente relacionada.

c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la oficina principal de la AGENCIA DE VIAJES AZ SA adjuntando la información anteriormente relacionada.
d. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; AGENCIA DE VIAJES AZ SA atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

TIPO DE SOLICITANTE DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA SOLICITUD

TITULAR

 Comunicación escrita de solicitud de Acceso a datos personales
 Fotocopia del documento de identificación. 
TERCERO / REPRESENTANTE / APODERADO

 Comunicación escrita de solicitud de Acceso a datos personales
 Carta de autorización o documento autenticado ante notario que acredite la representación, si es el caso
 Fotocopia del documento de identificación del Titular y de la persona autorizada 
12.Términos para la atención de Revocatorias.
El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


13.FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE AGENCIA DE VIAJES AZ SA


13.1 RESPONSABLES

AGENCIA DE VIAJES AZ SA designa como responsable del tratamiento de datos personales a la Dirección del Sistema Integrado de Gestión, o la dependencia que haga sus veces, quien recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargada del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los Titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales En el evento en que usted considere que AGENCIA DE VIAJES AZ SA dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida a Coordinacion SIG o al correo info@overaz.com.co de AGENCIA DE VIAJES AZ SAS o personalmente a la dirección AVENIDA 15 NO.
100-69 OF M01.


13.2 ENCARGADOS


AGENCIA DE VIAJES AZ SA, como organización, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como responsable del tratamiento de Datos Personales; y las distintas dependencias actuarán como encargados del tratamiento de datos personales. AGENCIA DE VIAJES AZ SA distingue entre encargado interno y encargado externo. Los encargados internos son empleados de AGENCIA DE VIAJES AZ SA mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que AGENCIA DE VIAJES AZ SA les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores, empresas de tercerización, DATACREDITO, etc.)


Encargados internos
BASES DE DATOS ENCARGADOS INTERNOS
Trabajadores Contabilidad / Gerente

Administrativo

Contratistas y proveedores Gerencia General / Gerente
Administrativo / Gerente
Comercial /

Clientes Gerente Comercial /Gerente
de operaciones /Mercadeo

Encargados Externos
Proveedores
Empresas que llevan a cabo tareas tercerizadas (Outsourcing)
Consultores y asesores
DATACREDITO

14.LEGISLACIÓN APLICABLE, CONTACTO Y VIGENCIA


14.1 MARCO LEGAL
La presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales ha sido elaborada en concordancia con las siguientes normas y documentos:
 Constitución Política de Colombia, artículo 15.
 Ley 1273 de 2009
 Ley 1266 de 2008
 Ley 1581 de 2012
 Decretos Reglamentarios 1727 de 2009
 2952 de 2010,
 Decreto 1377 de 2013
 Decreto 886 de 2014
 Decreto Único 1074 de 2015
 Sentencias de la Corte Constitucional C–1011 de 2008, y C-748 del 2011
 Avisos de privacidad


14.2 INFORMACIÓN DE CONTACTO
Si tiene alguna pregunta sobre esta Política, comuníquese con AGENCIA DE VIAJES AZ SAS o envíe su consulta directamente o través de los siguientes canales de comunicación: Conmutador: (57 1) 7431031-6216011 Mediante comunicación escrita a través del correo electrónico: info@overaz.com.co a través del módulo de servicio al cliente www.viajesaz.com.co en nuestra página web o personalmente en la AK 15 No.
100-69 Of M01 de Bogotá.


14.3 VIGENCIA
La presente Política rige a partir del 15 (Quince) de Junio de 2017. Actualizaciones de la política: AGENCIA DE VIAJES AZ SA podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de la Política como parte de su esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En caso que esto ocurra se publicará el nuevo documento en la página web: www.viajesaz.com.co